जिन संदेशों को कोई दोबारा नहीं पढ़ना चाहता, उनसे मीटिंग की तैयारी करना

बैठक 20 मिनट में शुरू होती है और तैयारी का मतलब संदेशों के माध्यम से स्क्रॉल करना है। एक निर्णय दो तस्वीरों के बीच बैठता है, एक दस्तावेज़ संस्करण बदल गया है और एक सवाल कभी जवाब नहीं दिया गया है। तैयारी के बिना, बैठक खुले मुद्दों को हल करने के बजाय बातचीत को दोहरा सकती है।

HyperControl संरचना विनिमय और आपके द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों में मदद कर सकता है। लक्ष्य एक और सारांश नहीं है, बल्कि एक एजेंडा है जो स्पष्ट रूप से ज्ञात और अविनाशी रहने वाले को अलग करता है।

एक परियोजना और एक अवधि निर्धारित करें

परियोजना की पहचान करें, प्रासंगिक वार्तालाप और अवधि. "इस सप्ताह के विनिमय से एटलास परियोजना बैठक की तैयारी करें" "मेरे संदेशों को संक्षेप में" से अधिक सटीक है। किसी भी संदर्भ दस्तावेज़ को संसाधनों में जोड़ें और इसका संस्करण निर्दिष्ट करें।

उपलब्ध डेटा अपूर्ण हो सकता है। एक खुला वार्तालाप जरूरी नहीं है कि हर पिछले विनिमय को उजागर किया जाए, और एक सूचना अक्सर केवल एक उजागर दिखाती है। एजेंट को उस सीमा को चिह्नित करना चाहिए जब यह एक निष्कर्ष को प्रभावित करता है, बजाय एक स्पष्ट रूप से पूर्ण रिपोर्ट बनाता है।

एक प्रस्ताव एक निर्णय नहीं है

"हम शुक्रवार को प्रस्तुत कर सकते हैं" एक प्रस्ताव है. "शुक्रवार की पुष्टि की जाती है" एक निर्णय है यदि वक्ता परियोजना के संदर्भ में अधिकृत है। एक अविश्वसनीय समझौता या चुप्पी एक प्रतिबद्धता को निर्धारित करने के लिए पर्याप्त नहीं है।

जिम्मेदारी के लिए भी ऐसा ही होता है। एक कार्य के अलावा उल्लेख किए गए नाम स्वीकृति का सबूत नहीं देते हैं. "प्रमाण करने के लिए स्वामी" एक आविष्कारित कार्य से अधिक उपयोगी है जिसे बैठक में ठीक किया जाना चाहिए.

एक कार्यक्रम बनाएं जो जवाबों की मांग करता है

प्रत्येक आइटम के लिए, प्रश्न को हल करने के लिए पूछें, न्यूनतम संदर्भ और विकल्प पहले से ही चर्चा की गई हैं. “प्रसव” वैध है. “प्रसारण की तारीख की पुष्टि करने के बाद आपूर्तिकर्ता की उपलब्धता की जांच” अपेक्षित परिणाम स्पष्ट करता है.

तीन खंडों का उपयोग करें: संक्षिप्त रूप से याद करने के लिए पुष्टि किए गए निर्णय, हल करने के लिए ब्लॉकर और अगले कदम। एक अनुलग्नक या स्रोत में माध्यमिक विवरण छोड़ दें ताकि कार्यक्रम एक पूर्ण अनुवाद न हो।

दस्तावेजों को ढूंढें जो चर्चा को स्पष्ट करते हैं

जब कई फ़ाइलों का उल्लेख किया जाता है, तो HyperControl को उपलब्ध मूल खोजने और उनके संस्करणों की जांच करने के लिए पूछें। एक पुराना उद्धरण आज के संदर्भ के बिना एक विनिमय को समझा सकता है। संसाधन पुस्तकालय एक पहचान योग्य स्रोत प्रदान करता है।

एक आवाज संदेश में एक महत्वपूर्ण सुधार शामिल हो सकता है। कार्यक्षेत्र में साझा किया गया, इसे पारित किया जा सकता है और अन्य जानकारी के साथ तुलना की जा सकती है। अपने संदर्भ को बनाए रखें और उन्हें टीम को प्रस्तुत करने से पहले अनिश्चित संख्याओं, तारीखों और नामों की पुष्टि करें।

केवल समीक्षा के बाद साझा करें

पहले एक प्रस्ताव की मांग करें। निर्णयों, प्रश्नों और संबंधित लोगों की जांच करें। सहायक तब निर्देश के अनुसार एक उपलब्ध ऐप में एक संदेश या दस्तावेज तैयार कर सकता है। साझा करने के लिए तैयार पाठ को पहले से ही प्रतिभागियों द्वारा प्राप्त के रूप में वर्णित नहीं किया जाना चाहिए।

व्यक्तिगत नोट्स साझा करने से बचें, किसी अन्य टीम के आदान-प्रदान या संसाधन जो प्रतिभागियों के लिए निर्धारित नहीं हैं। परियोजना के दायरे को परिभाषित करना सही संदर्भ को बनाए रखने में मदद करता है लेकिन आपके निर्णय को प्रतिस्थापित नहीं करता है कि क्या संचारित किया जा सकता है।

बैठक के बाद विधि का पुन: उपयोग करें

इसके बाद, आपके द्वारा प्रदान किए गए नोट्स के साथ संरचना का पुन: उपयोग करें: पुष्टि किए गए निर्णय, कार्रवाई, मालिकों और स्पष्ट रूप से सहमत समय सीमाएं। इसका मतलब यह नहीं है कि HyperControl को बैठक में सुनना या कॉल रिकॉर्ड करना था। यह वास्तव में उपलब्ध सामग्री से काम करता है।

स्पष्ट प्रश्नों और निर्णयों द्वारा परिणाम का न्याय करें, पाठ की लंबाई नहीं। अच्छी तैयारी सही दस्तावेजों और विषयों को एक साथ लाती है, फोन के माध्यम से फैलने वाली जानकारी को पुनर्निर्माण करने के लिए बैठक खर्च किए बिना।