बीस बार कॉपी-पेस्ट किए बिना सही ग्राहकों से दोबारा संपर्क करना

अनुसरण लिखने के बजाय "क्या आपके पास देखने के लिए समय था?", आपको बातचीत को ढूंढना होगा, संदर्भ को याद करना होगा, यह जांचना होगा कि क्या व्यक्ति ने जवाब दिया है और संदेश को अनुकूलित किया है। हर जगह एक ही पाठ को पार करना तेजी से होता है, लेकिन अक्सर गलतियां आती हैं।

HyperControl आपके द्वारा परिभाषित दायरे के भीतर अनुसरण तैयार करने में मदद कर सकता है। यह मौजूदा ग्राहकों और चल रहे वार्तालापों के बारे में चिंता करता है, संख्याओं को इकट्ठा नहीं करता है या अवांछित संदेशों को बढ़ाता है।

एक ट्रैकिंग सूची बनाएं, सिर्फ एक संपर्क सूची नहीं

एक उपयोगी सूची में ग्राहक, मामले, अंतिम एक्सचेंज की तारीख, अगली समय सीमा और अनुसरण के कारण शामिल हैं. “Nadia – स्थापना प्रस्ताव – जवाब शुक्रवार की उम्मीद है” एक स्पष्ट इरादा देता है. एक ही नाम और संख्या बताती नहीं है कि क्या पूछना है।

सूची को एक संसाधन के रूप में आयात करें और निष्कर्षों को निर्दिष्ट करें। जो व्यक्ति इनकार करता है, संपर्क नहीं करने के लिए कहा जाता है या पहले से ही एक आदेश की पुष्टि की जाती है, उसे एक अप्रत्याशित लीड के रूप में व्यवहार नहीं किया जाना चाहिए। ताजाता संरचना के रूप में भी महत्वपूर्ण है: एक पुराना सूची बातचीत की वर्तमान स्थिति को स्थापित नहीं करती है।

लिखने से पहले पढ़ें

सहायक को हाल के आदान-प्रदान की समीक्षा करने के लिए पूछें जब ऐप उस संदर्भ तक पहुंच देता है। यह पता लगा सकता है कि ग्राहक आपसे एक दस्तावेज का इंतजार कर रहा है। सही जवाब तब अपने स्वयं के लंबे समय तक चलने वाले प्रतिबद्धता को पूरा करना है, एक स्मृति भेजने के बजाय।

यदि संपर्क दोहरा है, तो स्पष्ट करने के लिए रुकें। एक ही नाम, समान वार्तालाप या एक पुराने नंबर के साथ दो लोग पुष्टि को सही ठहराते हैं। सूचकांक निर्देशों से बचें जैसे कि "सभी मेरे ग्राहकों को यह भेजें" बिना किसी सत्यापित सूची या रुकने के मानदंडों के।

उपयोगी विवरणों को अनुकूलित करें बिना निकट होने का दावा किए

एक संक्षिप्त डिज़ाइन विषय को याद कर सकता है, एक सटीक प्रश्न पूछ सकता है और एक सरल अगला कदम प्रदान कर सकता है। उदाहरण के लिए: "हेलो नाडिया, मैं मंगलवार की स्थापना प्रस्ताव का पालन कर रहा हूं। क्या निर्णय लेने से पहले स्थापना के बारे में किसी भी विवरण की आवश्यकता है? "इस मामले से संबंधित व्यक्तिगत विवरण दिखाई देने की आवश्यकता नहीं है।

दूसरे ग्राहक के लिए, सही कार्रवाई पहले से ही अनुरोधित तकनीकी दस्तावेज़ भेजने के लिए हो सकती है। सहायक एक संसाधन से जुड़े मूल को ढूंढ सकता है और जब चैनल अनुमति देता है तो साझा करने के लिए तैयार कर सकता है। फ़ाइल, संस्करण और प्राप्तकर्ता की जांच करें: फ़ाइल नाम अकेले इसकी सामग्री स्थापित नहीं करता है।

एक छोटे से बैच को संसाधित करें और एक रिकॉर्ड बनाए रखें

कुछ मामलों से शुरू करें। डिजाइनों, संदेश भेजने और निषिद्ध मामलों के बीच एक स्पष्ट अंतर के लिए पूछें। यदि एक कदम विफल हो जाता है, तो एजेंट को पूरे बैच को पूरा करने के बजाय उस मामले को चिह्नित करना चाहिए। कार्रवाई इतिहास आपको यह देखने में मदद करता है कि वास्तव में क्या हुआ।

पुनरावृत्ति के लिए एक स्पष्ट आवृत्ति और रुकने के बिंदु की आवश्यकता होती है. “इस सूची में शुक्रवार सुबह के मामलों के लिए एक अनुसरण” से अलग होता है “उन्हें जवाब देने तक अनुसरण रखें.” रूटीन में सहेजे गए नियम की जांच करें और याद रखें कि इंटरफ़ेस नियंत्रण फोन की उपलब्धता पर निर्भर करता है.

क्या मापें

पहला संकेतक प्रासंगिकता है: वार्तालाप पढ़ने के बाद अभी भी कितने संदेशों की आवश्यकता थी? अगला आ रहा है अपरिहार्य डुप्लिकेट्स, डिजाइन सुधार और तैयारी समय। अकेले भेजे गए संदेशों की संख्या गुणवत्ता को माप नहीं करती है।

अच्छा ट्रैकिंग ऑटोमेशन बार-बार कदम कम करता है और निरंतरता में सुधार करता है। यह चुप्पी को जोर देने की अनुमति में नहीं बदलता है। स्पष्ट रूप से मानदंडों, स्रोतों और अनुमोदनों को बनाए रखने से आपको ग्राहक संबंध बनाए रखते हुए बार-बार काम करने की अनुमति मिलती है।