Un ticket photographié, une facture dans les téléchargements et un reçu arrivé par email : le problème des justificatifs est rarement leur nombre. C’est leur dispersion. Au moment de préparer un relevé, il faut ouvrir chaque pièce, retrouver sa date et vérifier si elle a déjà été prise en compte.

HyperControl peut aider à inventorier les fichiers que vous rendez accessibles et à en préparer une lecture structurée. Il s’agit d’un travail de préparation documentaire, pas d’une validation comptable ou fiscale.

Délimiter les pièces à traiter

Commencez par un périmètre simple : un déplacement, un projet ou une semaine. Partagez les documents dans l’espace de travail de l’assistant, ou importez ceux qui doivent rester disponibles dans Ressources. Les applications Android protègent leurs fichiers privés : l’assistant ne peut pas parcourir librement tous leurs dossiers sans partage ou sélection autorisée.

Conservez les originaux et utilisez des noms qui permettent de les reconnaître. Un document appelé « reçu.pdf » peut appartenir à n’importe quelle dépense. L’agent doit examiner son contenu accessible avant de lui attribuer une date ou un montant ; un nom de fichier n’est pas une preuve.

Extraire des informations sans inventer les zones floues

Une image ou une page de PDF lisible peut permettre de relever le fournisseur, la date, le montant et la devise. Un ticket froissé ou une photo trop sombre peut laisser certains champs incertains. Demandez de marquer ces champs « à vérifier » et de conserver le nom du document source dans chaque ligne.

Si un ticket affiche plusieurs montants, distinguez le total, les taxes et les autres lignes. Dans un premier passage, il vaut mieux conserver les valeurs visibles avec leurs libellés que choisir arbitrairement celle qui semble la plus probable. Vous pourrez ensuite préciser le montant utile à votre propre processus.

Produire un tableau qui facilite le contrôle

Une structure simple suffit : date, fournisseur, montant, devise, fichier source et remarque. La remarque peut signaler « date illisible », « copie possible d’une autre pièce » ou « total à confirmer ». Cette colonne évite qu’un tableau bien présenté donne l’impression que chaque ligne est certaine.

Vous pouvez demander un tableau dans la conversation, puis faire préparer sa saisie dans une application de notes ou un tableur accessible. Ne confondez pas le texte proposé avec un fichier réellement créé ou un tableau enregistré. La capacité à remplir un autre outil dépend de son interface et de ses permissions.

Repérer les doublons sans effacer de preuve

Une photo et un PDF peuvent représenter la même dépense. À l’inverse, deux tickets du même montant chez le même fournisseur peuvent correspondre à deux achats différents. Demandez une liste de doublons possibles, avec les éléments qui motivent le rapprochement, plutôt qu’une suppression automatique.

Pour un déplacement, vérifiez les dates, le fournisseur et le détail du document avant de retenir une seule ligne. Les pièces peuvent aussi servir à d’autres contrôles ultérieurs ; leur suppression ne fait pas partie de la simple préparation d’un relevé.

Garder les devises séparées

Si vos justificatifs mêlent plusieurs devises, demandez un sous-total par devise. Additionner directement ces montants produirait un chiffre trompeur. Une conversion éventuelle demande un taux, une date et une méthode adaptés à votre besoin ; elle ne doit pas être improvisée par l’assistant.

Vérifiez aussi la précision des calculs, même lorsque l’extraction semble correcte. Une décimale mal lue ou un séparateur interprété différemment peut fausser un total. Les images originales restent le point de comparaison utile.

Finir avec une liste courte d’exceptions

Le résultat le plus utile associe le tableau à une liste de pièces à reprendre : meilleure photo à fournir, date à confirmer, document manquant ou doublon à trancher. Vous concentrez alors votre attention sur les exceptions plutôt que sur chaque ouverture de fichier.

Ce processus réduit le travail de classement et de transcription. Il ne décide pas de l’admissibilité d’une dépense, de son remboursement ou de son traitement fiscal. Ces décisions restent dans votre cadre professionnel et doivent être vérifiées avec la personne compétente.

Ce guide décrit un scénario d’utilisation, pas un résultat garanti ni une étude client. Les étapes dépendent des permissions, des applications et des informations fournies. Notre méthode éditoriale.