HyperControl
Uma receita fotografada, uma fatura em Downloads e uma receita por e-mail: o desafio raramente é o número de documentos, mas como eles são espalhados. Preparar um relatório significa abrir cada um, encontrar a sua data e verificar se já foi incluído.
HyperControl pode ajudar a inventorar os arquivos que você faz acessíveis e preparar uma leitura estruturada. Esta é a preparação de documentos, não contabilidade ou aprovação fiscal.
Defina quais documentos para processar
Comece com um alcance simples: uma viagem, um projeto ou uma semana. Compartilhe documentos no espaço de trabalho do assistente, ou importar aqueles que deveriam permanecer em Recursos. Android aplicativos protegem seus arquivos privados: o assistente não pode navegar livremente todas as folhas sem compartilhamento ou seleção autorizada.
Mantenha originais e use nomes reconhecíveis. Um arquivo chamado “receipt.pdf” pode pertencer a qualquer custo. O agente deve verificar os seus conteúdos acessíveis antes de atribuir uma data ou quantidade; um nome de arquivo não é prova.
Extrair informações sem adivinhar detalhes inesquecíveis
Uma imagem ou página PDF que pode ser lida pode revelar o fornecedor, data, quantidade e moeda. Uma receita criada ou uma foto escura pode deixar campos incertos. Peça que estes sejam marcados com "check required" e mantenha o nome de fonte em cada linha.
Se uma receita mostra várias somas, distinguir o total, impostos e outras linhas. Inicialmente, é melhor preservar valores visíveis com seus rótulos do que arbitrariamente escolher o mais provável. Você pode então especificar o montante que o seu processo requer.
Crie uma mesa que facilite a verificação
Uma estrutura simples é suficiente: data, fornecedor, quantidade, moeda, arquivo fonte e nota. A nota pode dizer “data não lida”, “possível duplicar” ou “total para confirmar”. Isso impede que uma mesa polida implique que cada linha é certa.
Peça uma tabela na conversa, depois prepare-a para entrada em uma nota acessível ou aplicativo de folheto. Não confunda o texto proposto com um arquivo criado ou tabela salvo. Encher outra ferramenta depende da sua interface e permissões.
Identificar duplicados sem excluir evidências
Uma foto e PDF podem representar o mesmo custo. Por outro lado, duas receitas com a mesma quantidade e fornecedor podem ser diferentes compras. Peça duplicados possíveis com as razões para matriculá-los, em vez de supressão automática.
Para uma viagem, verifique as datas, os detalhes do fornecedor e dos documentos antes de manter apenas uma linha. Documentos podem ser necessários para verificações posteriores; removê-los não faz parte da simples preparação de um relatório.
Mantenha as moedas separadas
Se os receitos usam várias moedas, peça um subtotal para cada. Adicioná-los diretamente seria enganador. A conversão requer uma taxa, data e método apropriados; o assistente não deve improvisá-los.
Verifique também os cálculos mesmo quando a extração parece correta. Um separador decimal ou interpretado de forma diferente pode distorcer um total. As imagens originais permanecem a sua referência para comparação.
Fim com uma breve lista de exceções
O resultado mais útil combina a tabela com documentos que precisam de atenção: uma foto mais clara, uma data para confirmar, um documento ausente ou um duplicado para resolver. Você pode então se concentrar em exceções em vez de abrir todos os arquivos.
Isso reduz o trabalho de classificação e transcrição. Não determina se uma despesa é elegível, reembolsável ou tributável. Essas decisões permanecem sujeitas às suas exigências profissionais e devem ser verificadas com a pessoa apropriada.
