HyperControl
Ein fotografiertes Rezept, eine Rechnung in Downloads und ein Rezept per E-Mail: Die Herausforderung ist selten die Anzahl der Dokumente, aber wie verbreitet sie sind. Eine Berichterstattung vorzubereiten bedeutet, jede zu öffnen, ihre Datum zu finden und zu überprüfen, ob sie bereits enthalten ist.
HyperControl kann helfen, die Dateien zu erfassen, die Sie zugänglich machen und eine strukturierte Lesung vorbereiten. Dies ist die Dokumenterstellung, nicht die Buchhaltung oder Steuererlaubnis.
Definieren Sie, welche Dokumente zu verarbeiten
Beginnen Sie mit einem einfachen Umfang: eine Reise, ein Projekt oder eine Woche. Teilen Sie Dokumente in den Arbeitsplatz des Assistenten oder importieren Sie diejenigen, die in Ressourcen bleiben sollten. Android Apps schützen ihre privaten Dateien: Der Assistant kann nicht frei alle Ordner ohne gemeinsame oder autorisierte Auswahl surfen.
Bewahren Sie Originale und verwenden Sie erkennbare Namen. Ein Datei namens “receipt.pdf” könnte zu jedem Kosten gehören. Der Agent muss seine zugänglichen Inhalte prüfen, bevor er eine Datum oder eine Menge erteilt; ein Dateiname ist kein Beweis.
Informationen extrahieren, ohne unlesbare Details zu gedenken
Eine lesbare Bild oder PDF-Seite kann den Lieferanten, Datum, Betrag und Währung enthüllen. Ein erstelltes Rezept oder dunkle Foto kann Felder unsicher lassen. Befehle, dass diese "Check Required" gekennzeichnet werden und den Quellnamen auf jeder Reihe aufbewahren.
Wenn ein Rezept mehrere Beträge zeigt, unterscheiden Sie das Gesamt, Steuern und andere Linien. Zunächst ist es besser, sichtbare Werte mit ihren Etiketten zu bewahren, als arbitrarisch die wahrscheinlichste zu wählen. Sie können dann bestimmen, welchen Betrag Ihr Prozess benötigt.
Erstellen Sie eine Tabelle, die die Überprüfung einfacher macht
Eine einfache Struktur reicht aus: Datum, Lieferant, Betrag, Währung, Quelldatei und Note. Die Notizen können „unreadable date“, „possible duplicate“ oder „total to confirm“ sagen. Dies verhindert, dass ein poliertes Tisch jede Reihe sicher impliziert.
Bitte eine Tabelle im Gespräch, dann haben Sie es für den Eingang in eine zugängliche Notizen oder Spreadsheet-App vorbereitet. Verwechseln Sie den vorgeschlagenen Text nicht mit einem erstellten Datei oder einer gespeicherten Tabelle. Die Füllung eines anderen Tools hängt von seiner Schnittstelle und Erlaubnissen ab.
Identifizieren Sie Duplikate ohne Beweise zu löschen
Ein Foto und ein PDF können die gleichen Kosten darstellen. Im Gegenteil können zwei Einkäufe mit dem gleichen Betrag und der Lieferant unterschiedliche Erträge sein. Fragen Sie nach möglichen Duplikaten mit den Gründen, um sie zu entsprechen, anstatt automatisch zu löschen.
Für eine Reise prüfen Sie die Daten, Lieferanten und Dokumente, bevor Sie nur eine Reihe halten. Dokumente können für spätere Überprüfungen erforderlich sein; sie zu löschen ist nicht Teil der einfachen Erstellung eines Berichts.
Machen Sie die Währungen getrennt
Wenn die Einnahmen mehrere Währungen verwenden, bitten Sie um ein Subtotal für jeden. Wenn man sie direkt hinzufügt, wäre es falsch. Die Umwandlung erfordert eine angemessene Rate, Datum und Methode; der Assistant sollte diese nicht verbessern.
Überprüfen Sie auch die Berechnungen, auch wenn die Extraktion richtig aussieht. Ein falsch gelegtes Decimal oder anders interpretierter Separator kann einen Gesamt verzerren. Originale Bilder bleiben Ihre Referenz für die Vergleich.
Endet mit einer kurzen Liste der Ausnahmen
Das nützliche Ergebnis verbindet die Tabelle mit Dokumenten, die Aufmerksamkeit benötigen: ein klareres Foto, ein Datum zu bestätigen, ein fehlendes Dokument oder ein Duplikat zu lösen. Sie können sich dann auf Ausnahmen konzentrieren, anstatt jede Datei zu öffnen.
Dies reduziert die Sortierungs- und Transcriptionarbeit. Es wird nicht bestimmen, ob eine Ausgaben berechtigt, Rückerstattbar oder steuerlich abhängig ist. Diese Entscheidungen unterliegen Ihren professionellen Anforderungen und sollten mit der entsprechenden Person überprüft werden.
