HyperControl
Una ricetta fotografata, una fattura in download e una ricetta per e-mail: il problema è raramente il numero di documenti, ma quanto sono diffusi. Preparare un rapporto significa aprire ciascuno, trovare la sua data e verificare se è già stato incluso.
HyperControl può aiutare a inventarire i file che rendete accessibili e preparare una lettura strutturata. Questo è la preparazione dei documenti, non la contabilità o l'approvazione fiscale.
Definisci quali documenti da elaborare
Inizia con un semplice scambio: un viaggio, un progetto o una settimana. Condividi i documenti nello spazio di lavoro dell'assistente, o importati quelli che dovrebbero rimanere nelle Risorse. Android applicazioni proteggono i loro file privati: l'assistente non può libero di navigare in tutte le cartelle senza condivisione o selezione autorizzata.
Mantenere originali e utilizzare nomi riconoscibili. Un file chiamato “receipt.pdf” potrebbe appartenere a qualsiasi costo. L'agente deve controllare i suoi contenuti accessibili prima di attribuire una data o una quantità; un nome di file non è prova.
Raccogliere le informazioni senza prevedere i dettagli non leggibili
Un'immagine leggibile o una pagina PDF può rivelare il fornitore, la data, la quantità e la valuta. Una ricezione creata o una foto scura può lasciare i campi incerti. Chiedi a questi di essere contrassegnato “Check Required” e mantenere il nome di fonte su ogni riga.
Se una ricetta mostra diverse somme, distinguere il totale, le tasse e altre linee. Inizialmente, è meglio conservare i valori visibili con le loro etichette piuttosto che scegliere arbitrariamente uno più probabile. Puoi quindi specificare quale quantità il tuo processo richiede.
Creare una tavola che facilita il controllo
Una semplice struttura è sufficiente: data, fornitore, quantità, valuta, file sorgente e nota. La nota può dire “data non leggibile”, “possibile duplicazione” o “totale per confermare”. Questo impedisce che una tabella polizzata di implicare ogni riga è sicura.
Chiedete una tabella nella conversazione, poi la preparate per l'ingresso in una nota accessibile o nell'app di scheda. Non confondere il testo proposto con un file creato o una tabella salvata. Il riempimento di un altro strumento dipende dalla sua interfaccia e dalle sue autorizzazioni.
Identificare i duplicati senza cancellare le prove
Una foto e un PDF possono rappresentare lo stesso costo. In contrasto, due ricavi con lo stesso importo e fornitore possono essere acquisti diversi. Richiedi possibili duplicate con le ragioni per corrispondere, piuttosto che la cancellazione automatica.
Per un viaggio, controllare le date, i dettagli del fornitore e i documenti prima di mantenere solo una fila. I documenti potrebbero essere necessari per verifiche successive; rimuoverli non fa parte della semplice preparazione di un rapporto.
Mantenere le valute separate
Se i ricavi utilizzano diverse valute, chiedere un sottotal per ciascuna. Aggiungerli direttamente sarebbe ingannevole. La conversione richiede un tasso, una data e un metodo appropriati; l'assistente non dovrebbe migliorare questi.
Verifica anche i calcoli anche quando l'estrazione sembra corretta. Un separatore decimale errato o interpretato in modo diverso può distorcere un totale. Le immagini originali rimangono il vostro riferimento per il confronto.
Fine con una breve lista di eccezioni
Il risultato più utile combina la tabella con i documenti che richiedono attenzione: una foto più chiara, una data da confermare, un documento mancante o un duplicato da risolvere. Puoi quindi concentrarti sulle eccezioni piuttosto che aprire ogni file.
Questo riduce il lavoro di sortazione e trascrizione. Non determina se una spesa è idonea, rimborsabile o fiscale. Queste decisioni rimangono soggette alle vostre esigenze professionali e dovrebbero essere controllate con la persona appropriata.
