हर फ़ाइल खोलने में शाम गँवाए बिना खर्च की रसीदें ढूँढना

एक चित्रित रिसेप्शन, डाउनलोड में एक बिल और ईमेल द्वारा एक रिसेप्टिंग: चुनौती शायद ही कभी दस्तावेजों की संख्या है, लेकिन वे कितने विचलित हैं। एक रिपोर्ट तैयार करने का मतलब है कि प्रत्येक को खोलना, इसकी तारीख का पता लगाना और यह जांचना कि यह पहले से ही शामिल है या नहीं।

HyperControl फ़ाइलों को आप पहुंचने में मदद कर सकते हैं और एक संरचित पढ़ने के लिए तैयार कर सकते हैं। यह दस्तावेज तैयारी है, लेखांकन या कर अनुमोदन नहीं है।

किस दस्तावेज़ को संसाधित करना है

एक सरल सीमा के साथ शुरू करें: एक यात्रा, परियोजना या सप्ताह। सहायक के कार्यक्षेत्र में दस्तावेजों को साझा करें, या उन दस्तावेज़ों को आयात करें जो संसाधनों में रहना चाहिए। Android ऐप्स अपने निजी फ़ाइलों की रक्षा करते हैं: सहायक बिना साझा या अधिकृत चयन के सभी फ़ोल्डरों को स्वतंत्र रूप से ब्राउज़ नहीं कर सकता है।

मूल बनाए रखें और पहचान योग्य नामों का उपयोग करें। एक फ़ाइल जिसे "receipt.pdf" कहा जाता है, किसी भी लागत के लिए हो सकता है। एजेंट को एक तारीख या राशि निर्धारित करने से पहले अपनी उपलब्ध सामग्री की जांच करनी चाहिए; फ़ाइल नाम सबूत नहीं है।

पढ़ने योग्य जानकारी का अनुमान लगाने के बिना जानकारी निकालना

एक पढ़ने योग्य छवि या पीडीएफ पृष्ठ आपूर्तिकर्ता, तारीख, राशि और मुद्रा का खुलासा कर सकता है। एक बनाया गया रिसेप्शन या अंधेरे फोटो फ़ील्ड अविश्वसनीय छोड़ सकता है। उनसे पूछें कि उन्हें "चिकन आवश्यक" चिह्नित किया जाए और प्रत्येक पंक्ति पर स्रोत फ़ाइल नाम बनाए रखें।

यदि एक रिसेप्शन कई राशि दिखाता है, तो कुल, करों और अन्य लाइनों को अलग करें। शुरुआत में, यह उनके लेबल के साथ दिखाई देने वाले मूल्यों को बनाए रखने के लिए बेहतर है, बल्कि सबसे अधिक संभावित चुनने के लिए। आप तब निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आपके प्रक्रिया के लिए कितना आवश्यक है।

एक टेबल बनाएं जो चेक करना आसान बनाता है

एक सरल संरचना पर्याप्त है: तारीख, आपूर्तिकर्ता, राशि, मुद्रा, स्रोत फ़ाइल और नोट। नोट में कहा जा सकता है "अज्ञात तारीख", "संभव दोहराया" या "सत्यापित करने के लिए कुल"। यह एक पॉलिश टेबल को निश्चित रूप से प्रत्येक पंक्ति का संकेत देने से रोकता है।

वार्तालाप में एक टेबल पूछें, फिर इसे एक सुलभ नोट्स या प्लेटफॉर्म ऐप में प्रवेश के लिए तैयार करें। प्रस्तावित पाठ को एक बनाए गए फ़ाइल या सहेजे गए तालिका के साथ भ्रमित न करें। एक और उपकरण को भरना इसके इंटरफ़ेस और अनुमतिओं पर निर्भर करता है।

सबूतों को हटाने के बिना डुप्लिकेट की पहचान करें

एक फोटो और पीडीएफ एक ही लागत का प्रतिनिधित्व कर सकते हैं। इसके विपरीत, एक ही राशि के साथ दो रिसेप्शन और आपूर्तिकर्ता अलग-अलग खरीद हो सकते हैं। उन्हें फिट करने के कारणों के साथ संभावित दोहराव के लिए पूछें, स्वचालित हटाने के बजाय।

यात्रा के लिए, केवल एक पंक्ति बनाए रखने से पहले तारीखों, आपूर्तिकर्ता और दस्तावेज़ विवरण की जांच करें। बाद की जांच के लिए दस्तावेजों की आवश्यकता हो सकती है; उन्हें हटाना सिर्फ एक रिपोर्ट तैयार करने का हिस्सा नहीं है।

मुद्राओं को अलग रखें

यदि रिसेप्शन कई मुद्राओं का उपयोग करते हैं, तो प्रत्येक के लिए एक सूटोटल का अनुरोध करें। उन्हें सीधे जोड़ना गलत होगा। रूपांतरण के लिए एक उचित दर, तारीख और विधि की आवश्यकता होती है; सहायक को इन को बेहतर नहीं करना चाहिए।

इसके अलावा, गणना की जांच करें, भले ही निष्कर्षण सही दिखता है। एक गलत-पढ़े हुए दसवीं या अलग-अलग व्याख्या किए गए विभाजक एक कुल को विकृत कर सकता है। मूल छवियों की तुलना के लिए आपका संदर्भ रहता है।

एक छोटी सी सूची के साथ समाप्त करें

सबसे उपयोगी परिणाम तालिका को ध्यान देने योग्य दस्तावेजों के साथ जोड़ता है: एक स्पष्ट तस्वीर, पुष्टि करने के लिए एक तारीख, एक अनुपस्थित दस्तावेज या एक दोहराव हल करने के लिए। आप प्रत्येक फ़ाइल को खोलने के बजाय अपवादों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

यह वर्गीकरण और ट्रांसक्रिप्शन कार्य को कम करता है। यह निर्धारित नहीं करता है कि क्या एक खर्च योग्य, भुगतान योग्य या कर से छूट योग्य है। ये निर्णय आपके पेशेवर आवश्यकताओं के अधीन रहते हैं और उचित व्यक्ति के साथ जांच की जानी चाहिए।