العثور على إيصالات المصروفات دون قضاء المساء في فتح الملفات

استلام مصور، فاتورة في التحميلات، واستلام عبر البريد الإلكتروني: التحدي نادراً ما يكون عدد الوثائق، ولكن مدى توزيعها. إعداد تقرير يعني فتح كل منهما، والعثور على موعده والتحقق مما إذا كان قد تم تضمينه بالفعل.

HyperControl يمكن أن تساعد في تخزين الملفات التي تجعلها متاحة وإعداد القراءة المنظمة. هذا هو إعداد الوثيقة، وليس المحاسبة أو الموافقة الضريبية.

تعريف ما هي الوثائق التي يجب معالجتها

ابدأ مع نطاق بسيط: رحلة أو مشروع أو أسبوع. تقاسم الوثائق إلى مساحة عمل المساعد، أو استيراد تلك التي ينبغي أن تبقى في الموارد. Android التطبيقات حماية ملفاتهم الخاصة: لا يمكن للمساعد التصفح بحرية جميع المجلدات دون مشاركة أو اختيار مسموح به.

الحفاظ على الأصلي واستخدام الأسماء المعترف بها. يمكن أن ينتمي ملف يسمى “receipt.pdf” بأي ثمن. يجب على الوكيل فحص محتوياته المتاحة قبل تعيين موعد أو مبلغ؛ اسم ملف ليس دليلًا.

استخراج المعلومات دون تخمين التفاصيل غير القابلة للقراءة

يمكن أن يعرض صورة قراءة أو صفحة PDF المورد والتواريخ والمبلغ والعملة. يمكن أن يترك ملصق أو صورة مظلمة الحقول غير واضحة. اطلب منهم أن يكون علامة "مطلوب التحقق" والحفاظ على اسم المصدر على كل صف.

إذا كان الإيرادات تظهر عدة مبالغ، وتمييز إجمالي، والضرائب وغيرها من الخطوط. في البداية ، من الأفضل الحفاظ على القيم المرئية مع علاماتها بدلاً من اختيار الأكثر احتمالاً. يمكنك بعد ذلك تحديد المبلغ الذي يتطلب منه عملك.

إنشاء طاولة تجعل التحقق أسهل

البنية البسيطة كافية: التاريخ، المورد، المبلغ، العملة، ملف المصدر والملاحظة. يمكن أن تقول الملاحظة "تاريخ غير قابل للقراءة" أو "ممكن تكرارها" أو "مجموع لتأكيد". هذا يمنع لوحة محصورة من إشارة إلى أن كل صفة آمنة.

اسأل عن طاولة في المحادثة، ثم احصل عليها جاهزة للدخول في ملاحظات قابلة للتطبيق أو علامة التبويب. لا تخلط النص المقترح مع ملف تم إنشاؤه أو جدول تم حفظه. ملء أداة أخرى يعتمد على واجهة و إمكانياتها.

التعرف على المضاعفات دون حذف الأدلة

يمكن أن تشكل صورة و PDF نفس التكلفة. على العكس من ذلك، اثنين من الواردات مع نفس المبلغ والمورد يمكن أن تكون عمليات شراء مختلفة. طلب المضاعفات المحتملة مع الأسباب التي تناسبها، بدلا من حذف تلقائي.

للرحلة، تحقق من التواريخ والمورد وتفاصيل الوثيقة قبل الحفاظ على صف واحد فقط. قد تكون الوثائق مطلوبة للفحوصات اللاحقة؛ إزالتها ليست جزءا من مجرد إعداد تقرير.

الحفاظ على العملات منفصلة

إذا كانت الإيرادات تستخدم عدة عملات، يطلب قليلا لكل منها. وإضافتها مباشرة سيكون مضللا. يتطلب التحويل معدلًا وتاريخًا وطريقة مناسبة؛ لا ينبغي للمساعد تحسين هذه.

تحقق أيضًا من الحسابات حتى عندما تبدو الاستخراج صحيحة. يمكن أن يؤدي تقسيم عشري أو يفسر بشكل مختلف إلى إفساد مجموع. الصور الأصلية لا تزال مرجعية للمقارنة.

انتهاء مع قائمة قصيرة من الاستثناءات

ويجمع النتيجة الأكثر فائدة الجدول مع الوثائق التي تحتاج إلى الاهتمام: صورة أكثر وضوحا، وتاريخ للتأكيد، وثيقة مفقودة أو نسخة مضاعفة لحلها. ثم يمكنك التركيز على الاستثناءات بدلا من فتح كل ملف.

هذا يقلل من عمل التصنيف والترانسكريس. لا يحدد ما إذا كانت النفقات مؤهلة أو قابلة للاسترداد أو قابلة للتعويض الضريبي. لا تزال هذه القرارات خاضعة لمتطلباتك المهنية وينبغي مراجعتها مع الشخص المناسب.