HyperControl
拍摄的收件,下载的发票和电子邮件收件:挑战很少是文件的数量,但它们是多么分散。 编写报告意味着打开每一个,找到它的日期,并检查它是否已经包含。
HyperControl 可以帮助存储您所提供的文件,并准备有结构的阅读。 这是文件准备,而不是会计或税收批准。
定义哪些文件要处理
从一个简单的范围开始:旅行,项目或周。 将文件分享到助理的工作场所,或者进口应该留在资源中的文件。 Android 应用程序保护其私人文件:助理无法自由浏览所有文件夹,而无需共享或授权选择。
保持原创,并使用可识别的名称。 一个名为“receipt.pdf”的文件可能属于任何费用。 代理人必须在指定日期或金额之前检查其可用的内容;文件名不是证据。
提取信息而不猜测不可读的细节
可阅读的图像或 PDF 页面可能会显示供应商、日期、金额和货币。 创建的接收或黑暗照片可能会让字段不确定。 请这些标记为“检查需要”并在每个行中保留源名。
如果收件显示多个金额,区分总额,税收和其他线条。 首先,最好用标签保存可见的值,而不是自愿选择最有可能的值。 然后你可以指定你的过程需要多少钱。
创建一个桌子,使检查更容易
一个简单的结构是足够的:日期,供应商,数量,货币,源文件和笔记。 笔记可以说“不可读的日期”,“可能复制”或“确认的全部”。 这样一来,阻止一张被包装的桌子意味着每个行都是安全的。
在谈话中请求一个表,然后准备它进入一个可访问的笔记或扩展表应用程序。 不要将提议的文本与创建的文件或保存的表混淆。 填写另一个工具取决于它的界面和许可。
识别复制品,不删除证据
一张照片和PDF可能构成相同的费用。 相反,两份相同数量的收件和供应商可能是不同的收购。 请求可能的复制与相匹配的理由,而不是自动删除。
旅行,检查日期,供应商和文件详细信息,然后只保持一个行。 文件可能需要进行后续检查;删除它们并不只是编写报告的一部分。
保持货币分开
如果收件人使用多个货币,请每个单元的单元。 直接添加它们会是误导性的。 转换需要适当的速度、日期和方法;助理不应改进这些。
还检查计算,即使提取看起来正确。 一个错误阅读的十数或不同解释的分离器可以扭曲一个整体。 原创图像仍然是您的比较参考。
以例外的简短列表结束
最有用的结果将表与需要注意的文件相结合:更清晰的照片,要确认的日期,缺少的文件或要解决的复制文件。 然后你可以专注于例外而不是打开每个文件。
这减少了分类和翻译工作。 它不确定是否有资格、可退款或免税的费用。 这些决定仍然符合您的专业要求,并应与适当的人进行检查。
